L'Excellence au Quotidien : Une Formation Complète pour les Coordinateurs et Assistants PJL

“J'ai adoré cette formation. Cela m'a appris énormément de choses notamment sur la gestion du stress et la gestion de projet que j'ai énormément hâte d'appliquer. Les cas pratiques c'est ce que j'ai le plus aimé. Cela nous permet de mettre en pratique tout de suite nos nouvelles connaissances et de bien les retenir [...] Après cette formation, je me sens confiante, je sais déjà que je vais évoluer professionnellement et personnellement et que j'accomplirai de grandes choses.”

Sarobidy ANDRIAMBELOTIANA, Assistante suivi-évaluation chez PJL

Qu’ont en commun un assistant logistique, un assistant administratif, un coordinateur de recherche et un assistant technique ? Mis à part qu’ils travaillent tous chez Projet Jeune Leader (PJL), au premier abord, on pourrait penser à pas grand chose ! 

Et pourtant, cette question a été au cœur de la conception de la dernière formation donnée par PJL à tous ses coordinateurs et assistants du 20 au 24 juin 2025 au Kung Fu Hotel Ampefy. 

Les coordinateurs et assistants jouent un rôle crucial dans l’exécution opérationnelle des activités PJL, et même si leurs cœurs de métiers respectifs sont différents, leurs compétences techniques solides assurent une qualité de travail à tous niveaux. Toutefois, le renforcement de capacités transversales, composantes fondamentales de tous les types de postes chez PJL, est nécessaire pour assurer l’excellence au quotidien. 

Ainsi, dans le cadre de la formation continue de ses employés, PJL a proposé une formation couvrants des notions fondamentales déclinées au travers des objectifs suivants: 

1. Développer une maîtrise efficace des outils et applications de Google Workspace. 

2. Comprendre le sens du professionnalisme dans le monde du travail. 

3. Renforcer la confiance en ses propres capacités et la qualité de son travail. 

4. Appliquer des leviers efficaces pour gérer le stress.

5. Gérer son temps et ses priorités efficacement

6. Planifier des activités et gérer des projets

7. Communiquer en milieu professionnel. Maîtriser l'utilisation des canaux de communication, appliquer les principes de la Communication Non Violente (CNV) et être capable de donner et de recevoir du feedback constructif.

   
   

Jour 1 - Devenir un coordinateur et assistant d'exception : Les clés du succès

La première journée de formation a été divisée en deux temps forts. 

La matinée était dédiée au renforcement des compétences informatiques sur Google Workspace, désormais l'outil principal de PJL. 

Ainsi, il est crucial que tous les assistants et coordinateurs maîtrisent les différentes applications telles que Gsheet, Gdoc, Google Agenda etc. La session a combiné démonstrations et exercices pratiques pour assurer une bonne prise en main.

La mise en place de groupes de niveau pour Google Workspace s'est avérée cruciale, et bénéfique pour tous les participants. Cela encourage à organiser de futures sessions dédiées aux compétences informatiques avec plus d'exercices pratiques pour continuellement améliorer les compétences IT des employés PJL.

L'après-midi s'est concentrée sur la posture professionnelle et le développement des soft skills. Ainsi, nous avons abordé l'importance d'un comportement professionnel irréprochable, et discuté du sens du professionnalisme dans divers domaines tels que la communication interne et externe, la posture au bureau et ailleurs, l’éthique, le travail rendu etc. 

Nous avons ensuite proposé une introspection personnelle et un exercice de valorisation de soi pour développer la confiance en soi et son travail.

La journée s'est terminée par une exploration des leviers de gestion du stress et une séance pratique d'outils pour mieux le maîtriser.

Jour 2 - Booster son efficacité : Temps et Projets sous contrôle

La deuxième journée était axée sur la gestion du temps, des priorités et globalement comment mener à bien un projet complexe. 

Nous avons démarré la matinée en explorant cinq techniques d'optimisation du temps (Getting Things Done, Avalez le crapaud, Pomodoro, Timeboxing, Timeblocking) à travers des vidéos et des exercices de réflexion personnelle et de partage en petits groupes.

Ensuite, nous avons plongé dans la gestion des priorités, en étudiant des outils comme le radar de priorisation, la matrice d'Eisenhower et la méthode MoSCoW. Un atelier pratique sur l'organisation d'un anniversaire surprise a démontré la complexité de la priorisation, surtout pour un chef de projet.

L’après-midi, nous avons introduit le concept de feuille de route (roadmap) avec l'exemple du diagramme de Gantt, soulignant l'importance de la prévision et de l’anticipation des délais. L'outil R.A.C.I. (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) a été présenté et mis en pratique pour une répartition claire des rôles.

La journée s'est conclue par un serious game de près de deux heures, mettant en application toutes les notions vues au cours de la journée. Répartis en groupes, les participants ont dû simuler la planification de la formation des Jeunes Leaders pour 2025/2026, en utilisant la matrice d'Eisenhower pour les tâches, la méthode RACI pour les rôles, et en créant une feuille de route détaillée. Cet exercice a été un véritable défi, mais a permis une compréhension approfondie des outils. Chaque groupe a présenté ses travaux, recevant des retours de la facilitatrice.

Jour 3 - Clôturer en beauté: Communication efficace et décompression !

La troisième et dernière journée de formation a été divisée en deux temps: la matinée consacrée à la communication en organisation et l’après-midi récréative pour favoriser les liens interpersonnels.

Nous avons exploré les différents canaux de communication utilisés au sein de PJL et leurs contextes d'application. Une vidéo a introduit le concept de communication non-violente (CNV) avec la méthode "OSBD" (Observer, Sentiment, Besoin, Demander), suivie d'exemples et de mises en pratique par les participants. Nous avons également abordé l'art du feedback, en donnant des conseils pour le donner et le recevoir. Enfin, la communication efficace avec son manager a été discutée, en abordant les questions de "où, quand et comment". Pour consolider ces apprentissages, les participants ont réalisé des exercices pratiques en binôme, simulant des conflits avec la CNV et des situations de feedback.

L'après-midi a été placée sous le signe de la détente et du team-building chez ALA activités et loisirs. Pour promouvoir une équipe soudée, favoriser un sens d’appartenance à PJL, et assurer l’intégration des nouveaux membres, PJL a profité de ce rassemblement pour organiser des activités de team building tout au long de cette semaine de formation pour renforcer les liens interpersonnels et favoriser les échanges entre les coordinateurs et assistants qui n’ont pas toujours l’occasion de se retrouver, au vue de leurs différents postes. 

Ainsi, au cours du rassemblement, les participants ont pu profiter d'activités tels que le “pictionnary PJL style”, “Questions pour un Jeune Leader”, inspirés des grands classiques Pictionnary et Question pour un Champion, et d’activités plus sportives comme le basketball, le baby-foot, ou le billard. 

Avant de se quitter, les participants ont profité d’une après-midi paintball et une sortie en quad suivi d’un repas convivial tous ensemble autour d’une paella.

Mission Accomplie... et les Participant.e.s en Veulent Encore !

Chez PJL, nous avons à cœur l'accompagnement individualisé de tous nos employés. Cette formation fut une réelle opportunité pour l'ensemble des participants, leur permettant d'acquérir de nouvelles compétences tout en consolidant leurs bases. Au travers de sept modules interactifs mêlant théorie et pratique, discussions dynamiques et serious games, nous avons veillé à une expérience d'apprentissage complète. Toutes les attentes initialement définies au début de la formation ont été pleinement atteintes ! Dans l'ensemble, la satisfaction des participants fut excellente, et les retours que nous avons recueillis sont extrêmement positifs. Le seul hic de cette formation…c'est qu’elle a eu un tel succès, que les participants en redemandent toujours plus!

“Cette formation est indispensable pour l'amélioration de notre travail. Est-il possible de nous donner une formation 2 fois par an (avec d'autres thèmes)?”

Fandresena ANJARATODISOA, Coordinatrice de recherche chez PJL