Administrateur des Ressources Humaines

Administration et conformité

• Gérer et coordonner l'embauchage et/ou débauchage des salariés à la CNaPS, OSIEF/SMIA/OSTIE (...) y compris toute nouvelle affiliation à un nouveau SMIE

• Réaliser toute autre formalité administrative liée à l'embauche de nouveaux salariés.

• Collaborer étroitement avec le département financier pour garantir le paiement des cotisations sociales et fiscales aux organismes concernés dans les délais légaux

• Appuyer la production des déclarations trimestrielles des charges sociales et collaborer étroitement avec le département financier pour garantir la traçabilité documentaire des paiements de cotisations fiscales.

• Déclarer les mouvements de personnel (embauche, départ) auprès de l'Inspection du Travail et s'assurer de la bonne tenue du registre unique du personnel.

• Veiller au respect des obligations légales et réglementaires en matière de ressources humaines.

Gestion des contrats et documentation RH

• Rédiger les documents RH standards : contrats de travail, avenants, certificats de travail, et autres documents administratifs liés aux contrats des employés et des consultants.

• Organiser, mettre à jour, archiver les dossiers physiques des employés et scanner les documents nécessaires pour la dématérialisation en suivant le système de classement en place.

• Tenir à jour toutes les données concernant le personnel dans le logiciel de Projet Jeune Leader prévu à cet effet.

• Assurer la préparation, la classification et la mise à disposition de tous les dossiers (personnel, paie, contrats) et documents administratifs requis dans le cadre des audits externes et internes.

• Assurer la diffusion et le suivi des notes de service ou des mises à jour des procédures internes.

Traitement de la paie

• Collaborer avec le département financier pour la préparation de la paie, en transmettant les informations nécessaires sur le personnel (congés, absences, heures travaillées, avantages, mouvements du personnel, avantages etc.)

• Élaborer les bulletins de paie à partir de l’état de paie soumis par le département financier.

• Effectuer le suivi et les documents récapitulatifs administratifs concernant les feuilles de temps (Timesheet), absences, congés, et arrêts maladie.

• Administrer et suivre les différents avantages sociaux en vigueur (assurance, retraite, etc.).

• Assurer le suivi des visites médicales d'embauche et périodiques, et gérer le planning des rappels auprès de l'organisme de santé concerné.

Relations avec le département financier

• Collaborer avec le département financier pour clarifier ou compléter toute information demandée.

• Transmettre à temps au département financier les factures liées aux dépenses RH afin de faciliter leur traitement.

• Assurer la conformité des documents transmis suivant les procédures internes.

• Appui au département financier pour les audits :

• Préparer et fournir les documents RH requis pour les audits financiers ou internes.

• Assurer la conformité et la complétude des dossiers RH pour répondre aux demandes d’audit.

• Assurer la disponibilité et l’organisation des pièces justificatives.

Support au recrutement et à la vie d'équipe

• Appuyer administrativement les recrutements (organisation des entretiens, convocations, suivi des candidatures) et l'intégration des nouveaux personnels (dossiers d'accueil).

• Appuyer l'organisation des évènements sociaux pour l'équipe.

• Assurer le suivi administratif du plan de formation (logistique, inscription, etc.).